Înregistrarea decesului se face la primăria  pe a cărei rază teritorială s-a produs, în termen de 3 zile de la data încetării din viaţă a persoanei. Declaraţia se face verbal de către membrii familiei decedatului, medicul sau alt cadru din unitatea sanitară unde s-a produs decesul sau orice persoană care are cunoştinţă despre deces.

Declarantul va depune certificatul medical constatator al decesului, certificatul de naştere şi de căsătorie, după caz, actul de identitate, livretul militar sau adeverinţa de recrutare ale celui decedat şi actul de identitate al declarantului.

În cazurile în care declarantul nu poate prezenta certificatele de stare civilă şi/sau actul de identitate al persoanei decedate, acesta declară, în scris, motivul nprezentării acestora, precum şi datele de stare civilă ale decedatului.

Când decesul se datorează unei sinucideri, unui accident sau altor cauze violente, precum şi în cazul găsirii unui cadavru, pentru întocmirea actului de deces este necesară şi dovada eliberată de poliţie sau de parchet, din care să rezulte că una dintre aceste autorităţi a fost sesizată despre deces. În aceste situaţii termenul de 3 zile de declarare a decesului se calculează de la data eliberării certificatului medical constatator al decesului.

Certificatul de deces se eliberează membrilor familiei, persoanelor îndreptăţite ori, cu aprobarea primarului unităţii administrativ-teritoriale care a înregistrat decesul, altor persoane care justifică un interes legitim.